Перенести базу клієнтів із зошита або Excel

Перенос бази - це не завантаження файлу, а чотири кроки перед ним: почистити, уніфікувати формати, прибрати дублікати і лише потім імпортувати. Пропущений другий крок - причина, через яку нагадування не доходять до половини клієнтів після переїзду.

Що переносити

Стара база не робить нову систему кращою: вона робить пошук повільнішим, а розсилки дорожчими, бо кредити списуються і за повідомлення на мертвий номер.

Формат телефону вирішує все

Це головна причина мовчазних збоїв. У зошиті номер записаний як завгодно: 067..., +38 067..., 8-067-..., з дужками і без. Провайдер розсилок приймає один формат.

Приведіть усі номери до міжнародного вигляду до імпорту, а не після. Після імпорту це виправляється по одній картці.

Дублікати

Одна людина, записана тричі, - це три картки з різною історією і жодної повної. Шукайте дублікати за номером телефону, а не за іменем: імена пишуть по-різному, номер один.

Залиште один основний запис і перенесіть у нього примітки з решти.

Порядок імпорту

1 Спочатку довідники, потім клієнти

Послуги, ресурси, товари і одиниці виміру мають існувати до того, як з'являться клієнти й записи. Інакше не буде до чого прив'язати історію.

2 Клієнти

Імпорт робиться файлом. Складський розділ підтримує синхронізацію номенклатури у форматі .xlsx, і для товарів це найшвидший шлях.

3 Залишки абонементів і сертифікатів

Це зобов'язання перед клієнтами, тому переносяться вручну і звіряються. Помилка тут коштує довіри, а не часу.

4 Перевірка на вибірці

Візьміть двадцять карток навмання і звірте з джерелом. Якщо помилка системна, вона буде видна вже на двадцяти.

Чого не робити

• Не переносьте все «про всяк випадок». Ви ніколи не повернетеся почистити це потім.
• Не імпортуйте без резервної копії джерела. Файл, з якого Ви імпортували, має лишитися недоторканим.
• Не вимикайте стару систему в день переносу. Тиждень паралельної роботи коштує дешевше за втрачений запис.

Часті питання

Чи можна перенести історію візитів?

Перенос історії потрібен рідше, ніж здається: для роботи достатньо контактів і залишків. Історію зазвичай залишають у старій системі як архів.

Що робити з клієнтами без телефону?

Якщо є email - переносьте, канал комунікації є. Якщо немає нічого, картка не має цінності.

Скільки це займає?

Сам імпорт - хвилини. Підготовка файлу - від пів дня до кількох днів, залежно від того, наскільки акуратно велася база.

Чи можна імпортувати повторно?

Так, але кожен повторний імпорт без дедуплікації створює нові дублікати. Виправляйте файл, а не імпортуйте поверх.