Przeniesienie bazy klientów z zeszytu lub Excela

Przeniesienie bazy to nie wgranie pliku, tylko cztery kroki przed nim: wyczyścić, ujednolicić formaty, usunąć duplikaty i dopiero potem zaimportować. Pominięcie drugiego kroku jest powodem, dla którego po przeprowadzce przypomnienia nie docierają do połowy klientów.

Co przenosić

Stara baza nie sprawia, że nowy system działa lepiej: spowalnia wyszukiwanie i podnosi koszt wysyłek, bo kredyty są pobierane również za wiadomości na martwy numer.

Format telefonu przesądza o wszystkim

To główna przyczyna cichych awarii. W zeszycie numer zapisany jest dowolnie: 601 234 567, +48 601 234 567, 601-234-567, z nawiasami i bez. Operator wysyłek przyjmuje jeden format.

Sprowadź wszystkie numery do postaci międzynarodowej przed importem, a nie po. Po imporcie poprawia się to po jednej karcie.

Duplikaty

Jedna osoba wpisana trzy razy to trzy karty z różną historią i żadnej pełnej. Szukaj duplikatów po numerze telefonu, a nie po imieniu: imiona zapisuje się różnie, numer jest jeden.

Zostaw jeden rekord główny i przenieś do niego notatki z pozostałych.

Kolejność importu

1 Najpierw słowniki, potem klienci

Usługi, zasoby, towary i jednostki miary muszą istnieć, zanim pojawią się klienci i wizyty. Inaczej nie ma do czego przypiąć historii.

2 Klienci

Import wykonuje się z pliku. Sekcja magazynu obsługuje synchronizację listy towarów w formacie .xlsx i dla towarów to najszybsza droga.

3 Pozostałe abonamenty i certyfikaty

To zobowiązania wobec klientów, więc przenosi się je ręcznie i uzgadnia. Błąd tutaj kosztuje zaufanie, a nie czas.

4 Kontrola na próbce

Weź dwadzieścia kart losowo i porównaj ze źródłem. Błąd systemowy widać już na dwudziestu.

Czego nie robić

• Nie przenoś wszystkiego na wszelki wypadek. Nigdy nie wrócisz, żeby to wyczyścić.
• Nie importuj bez kopii źródła. Plik, z którego importowałeś, musi zostać nietknięty.
• Nie wyłączaj starego systemu w dniu przenosin. Tydzień pracy równoległej kosztuje mniej niż jedna utracona rezerwacja.

Częste pytania

Czy można przenieść historię wizyt?

Rzadziej, niż się wydaje: do pracy wystarczą kontakty i pozostałe salda. Historia zwykle zostaje w starym systemie jako archiwum.

Co z klientami bez telefonu?

Jeśli jest e-mail, przenoś: kanał kontaktu istnieje. Jeśli nie ma nic, karta nie ma wartości.

Ile to trwa?

Sam import to minuty. Przygotowanie pliku zajmuje od pół dnia do kilku dni, zależnie od tego, jak starannie prowadzono bazę.

Czy można zaimportować ponownie?

Tak, ale każdy kolejny import bez deduplikacji tworzy nowe duplikaty. Popraw plik, zamiast nadpisywać istniejące dane.