Grafik pracy pracowników
Grafik cykliczny, zmiany jednorazowe, przerwy i urlopy oraz dlaczego grafik ma iść za popytem, a nie za sprawiedliwością
Grafik pracy to dostępność oddziału lub zasobu dla rezerwacji. Bywa cykliczny, czyli powtarzany co tydzień, albo jednorazowy, ustawiony na wybrane dni. Formularz rezerwacji online pokazuje klientowi wyłącznie czas otwarty w grafiku, więc każdy błąd tutaj widać od razu z zewnątrz.
Cykliczny czy jednorazowy
| Typ | Kiedy stosować |
|---|---|
| Cykliczny | Stały tydzień, który się powtarza: pon-pt od 9 do 18 |
| Jednorazowy | Konkretna data: dzień skrócony, zamiana zmian, grafik świąteczny |
Sprawdzony układ to grafik cykliczny jako podstawa plus wyjątki jednorazowe na wierzchu. Wpisywanie każdego tygodnia ręcznie jest niepotrzebne i szkodliwe: zapomniany tydzień oznacza zero wolnych terminów.
Przerwy
Przerwę można dodać do bieżącego dnia wprost z ekranu grafiku i tak samo usunąć. Obiad, sprzątanie między klientami, czas na dojazd przy usługach wyjazdowych: to wszystko należy do grafiku, a nie do głowy obsługi.
Czasu zamkniętego przerwą formularz rezerwacji nie pokaże.
Układaj grafik pod popyt, a nie pod sprawiedliwość
Najczęstszy błąd to jednakowy grafik dla wszystkich, bo "tak jest sprawiedliwie". Zobacz, kiedy klienci faktycznie rezerwują, i zestaw to z tym, kto wtedy pracuje.
Typowe znaleziska:
- w sobotę rano trzech wolnych pracowników i ani jednej rezerwacji
- w czwartek wieczorem jeden pracownik i kolejka
- najlepszy specjalista pracuje wtedy, gdy popytu nie ma
To naprawia się grafikiem, a nie reklamą.
Urlopy i zwolnienia
Zamykaj dni od razu, gdy tylko się dowiesz. Niezamknięty dzień to rezerwacje, które trzeba będzie przenosić ręcznie, dzwoniąc do każdego klienta. Minuta w grafiku zamiast godziny telefonów.
Kilka oddziałów
Każdy oddział ma własne ustawienia grafiku, a pracownika można przenosić między oddziałami. Formularz rezerwacji pokazuje klientowi odpowiednie podpowiedzi, więc wie, gdzie się zapisuje.
Częste pytania
Klient zarezerwował poza godzinami pracy. Jak?
Najczęściej grafik ustawiono na oddział, ale nie na konkretny zasób, albo cykl się skończył i nie ustawiono nowego.
Czy można mieć różny grafik dla różnych usług?
Grafik należy do zasobu. Ograniczenia usługowe ustawia się na samej usłudze i na jej powiązaniu z zasobami.
Co z istniejącymi rezerwacjami, gdy zamknę dzień wstecz?
Nie znikną, trzeba je przenieść. Grafik dotyczy tylko nowych rezerwacji.
Czy pracownik widzi swój grafik?
Tak, w bezpłatnej aplikacji mobilnej pracownika.