Облік витратних матеріалів

Облік витратних матеріалів - це зв'язка з трьох частин: номенклатура товарів на складі, технологічна карта з типовою нормою на кожну послугу, яка підставляє матеріали в запис під час його створення, і автоматичне списання, коли запис зберігають зі статусом «Сплачено». Коли всі три налаштовані, залишок зменшується сам, а Ви бачите реальну собівартість кожної послуги замість приблизної.

Навіщо це потрібно

Поки матеріали не прив'язані до послуг, у компанії немає відповіді на три питання:

• скільки коштує одна послуга насправді, з урахуванням фарби, гелю чи хімії
• чи вкладається працівник у норму, чи витрачає більше за інших
• коли треба замовляти наступну партію, щоб не зупинити роботу

Ручний журнал списань відповідає на них із запізненням на місяць. Автоматичне списання - щойно запис оплачено.

З чого складається облік

Як налаштувати за чотири кроки

1 Створіть склади

У розділі СКЛАД, вкладка СКЛАДИ, створіть окремий склад під витратні матеріали. Товари під реалізацію краще тримати окремо: у них інша логіка руху і різна собівартість.

2 Перенесіть номенклатуру

У вкладці ТОВАРИ створіть позиції або підтягніть готовий перелік через опцію СИНХРОНІЗАЦІЯ у форматі .xlsx. Одразу вкажіть одиниці виміру, в яких Ви реально списуєте: грами, мілілітри, штуки. Якщо фарба приходить у тубах по 60 мл, а списується в грамах, це треба вирішити зараз, а не після першої інвентаризації.

3 Внесіть стартові залишки

У вкладці СКЛАДСЬКІ ДОКУМЕНТИ створіть документ типу ІНВЕНТАРИЗАЦІЯ зі статусом ПІДТВЕРДЖЕНИЙ на потрібну дату і внесіть фактичну кількість та вартість по кожній позиції.

4 Опишіть технологічні карти

Створіть карту на процес, вкажіть типову кількість кожного товару і прив'яжіть карту до послуги. Після цього кожен новий запис із цією послугою одразу отримує перелік витратних матеріалів, а коли його зберігають зі статусом «Сплачено», залишок на складі зменшується сам.

Скільки списувати: норма виробника чи власна

Норма виробника - це орієнтир, а не факт. Реальна витрата залежить від довжини волосся, площі обробки, стану автомобіля і звички конкретного працівника, тому по одній і тій самій послузі витрата в межах одного салону відрізняється.

Робочий порядок такий:

1. Почніть із норми виробника як стартового значення в карті.
2. Проведіть інвентаризацію через місяць роботи.
3. Порівняйте фактичну витрату з тим, що списала система.
4. Скоригуйте норму в карті під реальні цифри.

Технологічна карта застосовується один раз, під час створення запису, і не забороняє змінювати список матеріалів та їхню кількість у межах окремого запису. Якщо на конкретний візит пішло більше, це виправляється у вкладці «Витратні матеріали» самого запису до його оплати, і саме ці відхилення показують, де норма встановлена неправильно.

Як порахувати собівартість послуги

Коли карти працюють, собівартість збирається з трьох складників:

Перші два рахуються автоматично. Третій залишається управлінським рішенням: систему цікавить маржа по послузі, а не повний бухгалтерський розрахунок.

Коли замовляти наступну партію

Замість того щоб дивитися на загальний залишок, створіть правило у розділі «Контроль залишків»: воно підсвічує товари в потрібному статусі, наприклад ті, що закінчуються. Статус видно і у вкладці правил, і в картці самого товару.

Часті питання

Чи можна вести облік без технологічних карт?

Так, але тоді списання буде ручним через складські документи. Карти потрібні саме для того, щоб матеріали підставлялися в запис самі, а залишок зменшувався автоматично після оплати запису.

Що робити, якщо один товар використовується в кількох послугах?

Нічого особливого: той самий товар може входити в будь-яку кількість карт із різною нормою. У межах однієї карти теж може бути кілька товарів.

Як бути з кількома філіями?

Створіть окремий склад під кожну філію. Номенклатура спільна, залишки і документи - окремі.

Чи впливає облік матеріалів на зарплату працівника?

За замовчуванням ні: витрата матеріалів не змінює суму, з якої нараховується зарплата. Інакше буде, якщо в правилі нарахування за послуги увімкнено опцію «Нараховувати лише з націнки». Тоді винагорода рахується не з повної вартості послуги, а з суми за мінусом собівартості витратних матеріалів, використаних під час надання послуги: послуга за 500 грн із матеріалами на 200 грн дає базу для зарплати 300 грн. У правилі за продаж товарів ця сама опція віднімає від ціни продажу собівартість товару. Перевитрату по конкретному працівнику при цьому видно у відхиленнях між нормою і фактом.