Перенос базы клиентов из тетради или Excel
Что переносить, что оставить в архиве и в каком порядке, чтобы автоматизации заработали с первого дня
Перенос бази - це не завантаження файлу, а чотири кроки перед ним: почистити, уніфікувати формати, прибрати дублікати і лише потім імпортувати. Пропущений другий крок - причина, через яку нагадування не доходять до половини клієнтів після переїзду.
Що переносити
| Переносити | Залишити в архіві |
|---|---|
| Активних клієнтів за останні один-два цикли послуги | Тих, хто не був три роки |
| Ім'я, телефон, дату народження, примітки | Порожні картки без контактів |
| Залишки абонементів і сертифікатів | Історію, яку ніхто не читатиме |
Стара база не робить нову систему кращою: вона робить пошук повільнішим, а розсилки дорожчими, бо кредити списуються і за повідомлення на мертвий номер.
Формат телефону вирішує все
Це головна причина мовчазних збоїв. У зошиті номер записаний як завгодно: 067..., +38 067..., 8-067-..., з дужками і без. Провайдер розсилок приймає один формат.
Приведіть усі номери до міжнародного вигляду до імпорту, а не після. Після імпорту це виправляється по одній картці.
Дублікати
Одна людина, записана тричі, - це три картки з різною історією і жодної повної. Шукайте дублікати за номером телефону, а не за іменем: імена пишуть по-різному, номер один.
Залиште один основний запис і перенесіть у нього примітки з решти.
Порядок імпорту
1 Спочатку довідники, потім клієнти
Послуги, ресурси, товари і одиниці виміру мають існувати до того, як з'являться клієнти й записи. Інакше не буде до чого прив'язати історію.
2 Клієнти
Імпорт робиться файлом. Складський розділ підтримує синхронізацію номенклатури у форматі .xlsx, і для товарів це найшвидший шлях.
3 Залишки абонементів і сертифікатів
Це зобов'язання перед клієнтами, тому переносяться вручну і звіряються. Помилка тут коштує довіри, а не часу.
4 Перевірка на вибірці
Візьміть двадцять карток навмання і звірте з джерелом. Якщо помилка системна, вона буде видна вже на двадцяти.
Чого не робити
- Не переносьте все «про всяк випадок». Ви ніколи не повернетеся почистити це потім.
- Не імпортуйте без резервної копії джерела. Файл, з якого Ви імпортували, має лишитися недоторканим.
- Не вимикайте стару систему в день переносу. Тиждень паралельної роботи коштує дешевше за втрачений запис.
Часті питання
Чи можна перенести історію візитів?
Перенос історії потрібен рідше, ніж здається: для роботи достатньо контактів і залишків. Історію зазвичай залишають у старій системі як архів.
Що робити з клієнтами без телефону?
Якщо є email - переносьте, канал комунікації є. Якщо немає нічого, картка не має цінності.
Скільки це займає?
Сам імпорт - хвилини. Підготовка файлу - від пів дня до кількох днів, залежно від того, наскільки акуратно велася база.
Чи можна імпортувати повторно?
Так, але кожен повторний імпорт без дедуплікації створює нові дублікати. Виправляйте файл, а не імпортуйте поверх.