Program dla biura rachunkowego lub firmy audytorskiej

CRM dla biura rachunkowego, w którym konsultacje i audyty u klienta widać w jednym grafiku

Biuro rachunkowe czy firma audytorska sprzedaje czas specjalistów, ale ten czas bywa bardzo różny: krótka konsultacja w biurze, spotkanie w sprawie sprawozdań ze stałym klientem, kilka dni audytora w siedzibie zleceniodawcy. Jedni klienci przychodzą co miesiąc na bieżącą obsługę, inni raz w roku przed złożeniem zeznania podatkowego, a każdy powinien trafić do specjalisty, który prowadzi właśnie jego sprawę. CRM dla biura rachunkowego musi pokazywać to wszystko w jednym grafiku, żeby nikt nie umówił konsultacji z audytorem, który siedzi w cudzym biurze.

Audytor przez kilka dni pracuje u zleceniodawcy

Czas trwania usługi ustala się w ustawieniach, ale w każdej konkretnej wizycie można go zmienić, więc audyt na miejscu wpisuje się na cały dzień pracy, po prostu rozciągając wizytę w grafiku. Każdy dzień audytu dostaje własną wizytę, a dopóki audytor jest u klienta, rezerwacja online nie proponuje jego godzin. Jeśli zleceniodawca poprosi o przesunięcie audytu, wizyty przeciąga się na nowe daty zamiast wprowadzać je od nowa. Krótką konsultację w tym samym tygodniu przejmuje kolega, a klient widzi w formularzu tylko tych księgowych, którzy są naprawdę wolni.

Konsultacje rezerwuje ktoś, kto nie zamierza zostać klientem

Zdarza się, że godziny starszych księgowych zajmują osoby, którym nie chodzi o usługę, tylko o podpatrzenie cudzych metod albo o zapełnienie kalendarza konkurencji. Ograniczenie wizyt do tego samego pracownika i ograniczenie umówienia się na tę samą usługę nie pozwolą jednej osobie raz po raz zapisywać się na pierwszą konsultację.

Ankieta przed pierwszym spotkaniem

Przed pierwszym spotkaniem klient wypełnia ankietę: w jakiej formie prowadzi działalność, jakie dokumenty przyniesie i czego dotyczy pytanie. Księgowy otwiera odpowiedzi przed spotkaniem i przygotowuje się, zamiast ustalać to w pierwszych minutach konsultacji. Jeśli ktoś porzuci ankietę w połowie, jego częściowe odpowiedzi i tak są widoczne, a recepcja może dopytać o resztę telefonicznie.

Premia po sezonie sprawozdań i pieniądze na każdej kasie

Po intensywnym okresie sprawozdawczym premię nalicza się pracownikowi w określonym dniu, niezależnie od zwykłego rozliczenia wynagrodzeń. Comiesięczna obsługa stałych klientów i jednorazowe konsultacje przechodzą przez kasę z różnymi kategoriami, więc raport o przepływie środków za kwartał, rozbity na miesiące, pokazuje, jaka część przychodu powtarza się co miesiąc, a jaka zależy od sezonu. Raport o sytuacji finansowej pokazuje zaś wspólnikowi osobno dla kasy gotówkowej i dla rachunku bankowego, z jakim saldem zaczęły okres, ile wpłynęło i ile wypłacono. Wszystkie raporty opisuje pomoc o raportach finansowych i raportach bazy klientów. Jeśli biuro prowadzi też sprawy prawne klientów, bliższy będzie opis dla kancelarii prawnej, a wszystkie branże biurowe zebrano w przeglądzie usług profesjonalnych.