Нагадування для записів
Заплануйте нагадування про записи: за певний час до візиту, у фіксований час доби або після візиту. Типи розкладу, параметри та приклади правил.
Нагадування чи сповіщення
Нагадування про записи - це повідомлення, що надсилається за розкладом, прив'язаним до часу візиту: до його початку, у певний час доби або вже після нього. На відміну від сповіщень, нагадування реагують не на подію, а на календар - вони спрацьовують у потрібний момент часу, навіть якщо із записом нічого не змінювалося.
Якщо вам потрібно реагувати саме на подію (створення, перенесення чи скасування запису), скористайтеся сповіщеннями.
Перш ніж почати
Розділ розташований у бічному меню Розсилки і має назву «Нагадування: Записи». Як і сповіщення, нагадування налаштовуються для поточної філії.
Типи нагадувань
Тип визначає, відносно чого відлічується час відправлення. Оберіть його у полі Тип нагадування.
| Тип | Коли надсилається | Налаштування часу |
|---|---|---|
| Нагадати за певний час | За визначений час до початку запису | Значення + одиниця (хвилини, години, дні) |
| Нагадати у фіксований час | У вибрану годину доби, зі зміщенням відносно дня візиту | Нагадати о ГГ:ХХ + зміщення |
| Нагадати після запису | Через визначений час після запису | Значення + одиниця (хвилини, години, дні) |
Нагадати за певний час
Найпоширеніший варіант. Ви задаєте зміщення - число та одиницю - і система надсилає повідомлення за цей час до початку візиту. Наприклад, «2 Годин» надішле нагадування за дві години до запису.
Нагадати у фіксований час
Цей режим корисний, коли повідомлення має приходити не «за N годин», а в зручну для клієнта годину. Ви вказуєте час доби у полі Нагадати о ГГ:ХХ, а поле Змістити час визначає, наскільки раніше за день візиту надіслати повідомлення.
Класичний приклад: нагадувати о 18:00 напередодні візиту - тобто фіксований час 18:00 зі зміщенням в один день.
Нагадати після запису
Дзеркальний режим: повідомлення йде вже після візиту. Так зручно дякувати клієнтові або запрошувати записатися знову.
Для збору відгуків нагадування не потрібні - у Wlaunch для цього є окремий модуль опитувань із власними формами, оцінками та статистикою.
Параметри нагадування
У блоці Розширені налаштування є два перемикачі, і кожен доступний лише для свого типу нагадування.
- Відправляти, якщо час нагадування вже пройшов, але запис ще не почався - доступний для типу Нагадати за певний час. Вирішує, що робити, коли запис створили або перенесли вже після моменту, коли нагадування мало б піти, а сам візит ще попереду. Увімкнено - клієнт отримає повідомлення із запізненням; вимкнено - не отримає нічого.
- Не надсилати, якщо клієнт уже записався на інший прийом, що відповідає умовам цього нагадування - доступний для типу Нагадати після запису. Рятує від зайвих «запрошень повернутися» тим, хто вже записався вдруге.
Тут же задається Кількість розсилок. Зверніть увагу: для нагадувань за замовчуванням стоїть На кожну зміну з відстежуваним полем Час початку, тобто при перенесенні запису нагадування буде заплановано на новий час. Якщо вам потрібне рівно одне повідомлення на запис, змініть значення на Один раз.
Спільні налаштування
Решта налаштувань працює так само, як і для сповіщень:
- Канали (мінімум один) - Telegram, Email, SMS; порядок задає послідовність перевірки (рекомендуємо Telegram → Email → SMS).
- Одержувачі - клієнт, філія або ресурс.
- Фільтри - «лише на обрані» та «за виключенням обраних» джерела, ресурси, послуги, статуси й категорії клієнта.
- Нагадування (текст повідомлення) та Тема, яка з'являється лише за наявності каналу Email, з лічильником символів і SMS.
- Додати код - коди підстановки для запису, послуги, ресурсу, клієнта, часу, філії та компанії.
- Кількість розсилок - один раз або на кожну зміну відстежуваних полів.
Детальний опис цих механізмів зібрано в статті про сповіщення:
Попередній перегляд і збереження
Перед збереженням натисніть Попередній перегляд, щоб побачити фінальний текст із підставленими значеннями кодів. Якщо все правильно, збережіть правило - надалі нагадування надсилатимуться за розкладом автоматично.
Приклад: нагадування за 2 години до візиту
- Тип нагадування - Нагадати за певний час.
- Зміщення - 2 Годин.
- Канали - Telegram → Email → SMS.
- Одержувачі - Клієнт.
- Повідомлення - текст із кодами часу початку та назви компанії.
Приклад: подяка та запрошення повернутися
- Тип нагадування - Нагадати після запису.
- Зміщення - 1 Днів.
- Лише на обрані статуси - статус завершеного візиту, щоб не писати тим, хто не прийшов.
- У Розширених налаштуваннях увімкніть Не надсилати, якщо клієнт уже записався на інший прийом.
- Повідомлення - подяка за візит і запрошення записатися знову.