Przypomnienia o rezerwacjach
Zaplanuj przypomnienia o rezerwacjach: na określony czas przed wizytą, o stałej godzinie albo po wizycie. Typy harmonogramu, opcje i przykłady reguł.
Przypomnienie czy powiadomienie
Przypomnienia o rezerwacjach to wiadomości wysyłane według harmonogramu powiązanego z czasem wizyty: przed jej rozpoczęciem, o określonej godzinie albo już po niej. W odróżnieniu od powiadomień przypomnienia reagują nie na zdarzenie, lecz na kalendarz - uruchamiają się w odpowiednim momencie, nawet jeśli w rezerwacji nic się nie zmieniło.
Jeśli musisz reagować właśnie na zdarzenie (utworzenie, przeniesienie lub anulowanie rezerwacji), użyj powiadomień.
Zanim zaczniesz
Sekcja znajduje się w menu bocznym Wysyłki i nosi nazwę „Przypomnienia: Wizyty”. Podobnie jak powiadomienia, przypomnienia konfiguruje się dla bieżącego oddziału.
Typy przypomnień
Typ określa, względem czego odliczany jest czas wysyłki. Wybierz go w polu Typ przypomnienia.
| Typ | Kiedy jest wysyłane | Ustawienia czasu |
|---|---|---|
| Przypomnij przed wizytą | Na określony czas przed rozpoczęciem rezerwacji | Wartość + jednostka (minuty, godziny, dni) |
| Przypomnij o konkretnej godzinie | O wybranej porze dnia, z przesunięciem względem dnia wizyty | Przypomnij o GG:MM + przesunięcie |
| Przypomnij po wizycie | Po określonym czasie od rezerwacji | Wartość + jednostka (minuty, godziny, dni) |
Przypomnij przed wizytą
Najczęstszy wariant. Ustawiasz przesunięcie - liczbę i jednostkę - a system wysyła wiadomość z takim wyprzedzeniem przed wizytą. Na przykład „2 Godzin” wyśle przypomnienie dwie godziny przed rezerwacją.
Przypomnij o konkretnej godzinie
Ten tryb przydaje się, gdy wiadomość ma przychodzić nie „za N godzin”, lecz o dogodnej dla klienta porze. Godzinę wskazujesz w polu Przypomnij o GG:MM, a pole Przesuń czas określa, o ile dni wcześniej niż dzień wizyty wysłać wiadomość.
Klasyczny przykład: przypominać o 18:00 dzień przed wizytą, czyli stała godzina 18:00 z przesunięciem o jeden dzień.
Przypomnij po wizycie
Tryb lustrzany: wiadomość idzie już po wizycie. Tak wygodnie jest podziękować klientowi albo zaprosić do ponownej rezerwacji.
Do zbierania opinii przypomnienia nie są potrzebne - Wlaunch ma do tego osobny moduł ankiet z własnymi formularzami, ocenami i statystyką.
Opcje przypomnienia
W bloku Ustawienia zaawansowane są dwa przełączniki i każdy jest dostępny wyłącznie dla swojego typu przypomnienia.
- Wyślij, jeśli czas przypomnienia już minął, ale wizyta jeszcze się nie rozpoczęła - dostępny dla typu Przypomnij przed wizytą. Decyduje, co zrobić, gdy rezerwację utworzono lub przeniesiono już po momencie, w którym przypomnienie miało pójść, a sama wizyta jest jeszcze przed nami. Włączony - klient otrzyma wiadomość z opóźnieniem; wyłączony - nie otrzyma nic.
- Nie wysyłaj, jeśli klient już zarezerwował inną wizytę pasującą do filtrów tego przypomnienia - dostępny dla typu Przypomnij po wizycie. Ratuje przed zbędnymi „zaproszeniami do powrotu” dla tych, którzy zarezerwowali już po raz drugi.
Tutaj też ustawia się Liczba wysyłek. Zwróć uwagę: dla przypomnień domyślnie ustawiono Każda zmiana z obserwowanym polem Czas rozpoczęcia, więc po przeniesieniu rezerwacji przypomnienie zostanie przeliczone na nowy termin. Jeśli potrzebujesz dokładnie jednej wiadomości na rezerwację, zmień wartość na Raz.
Ustawienia wspólne
Pozostałe ustawienia działają tak samo jak w powiadomieniach:
- Kanały (co najmniej jeden) - Telegram, Email, SMS; kolejność wyznacza kolejność sprawdzania (zalecamy Telegram -> Email -> SMS).
- Odbiorcy - klient, oddział lub zasób.
- Filtry - „ogranicz do wybranych” i „wykluczając wybrane” źródła, zasoby, usługi, statusy i kategorie klienta.
- Przypomnienie (treść wiadomości) oraz Temat, który pojawia się wyłącznie przy kanale Email, z licznikiem znaków i SMS.
- Dodaj kod - symbole zastępcze rezerwacji, usługi, zasobu, klienta, czasu, oddziału i firmy.
- Liczba wysyłek - raz albo przy każdej zmianie obserwowanych pól.
Szczegółowy opis tych mechanizmów zebrano w artykule o powiadomieniach:
Podgląd i zapis
Przed zapisaniem kliknij Podgląd, aby zobaczyć ostateczny tekst z podstawionymi wartościami kodów. Jeśli wszystko jest poprawnie, zapisz regułę - od tej pory przypomnienia będą wysyłane automatycznie według harmonogramu.
Przykład: przypomnienie dwie godziny przed wizytą
- Typ przypomnienia - Przypomnij przed wizytą.
- Przesunięcie - 2 Godzin.
- Kanały - Telegram -> Email -> SMS.
- Odbiorcy - Klient.
- Wiadomość - tekst z kodami godziny rozpoczęcia i nazwy firmy.
Przykład: podziękowanie i zaproszenie do powrotu
- Typ przypomnienia - Przypomnij po wizycie.
- Przesunięcie - 1 Dni.
- Ograniczenie do wybranych statusów - status zakończonej wizyty, aby nie pisać do tych, którzy się nie pojawili.
- W Ustawieniach zaawansowanych włącz Nie wysyłaj, jeśli klient już zarezerwował inną wizytę.
- Wiadomość - podziękowanie za wizytę i zaproszenie do ponownej rezerwacji.