Уведомления по записям
Настройте автоматические уведомления по записям: каналы, получатели, фильтры, коды подстановки и политика повторных рассылок. Примеры правил.
Сповіщення чи нагадування
Сповіщення про записи - це автоматичні повідомлення, що спрацьовують на подію: створення запису, його зміну, перенесення чи скасування. Система реагує саме тоді, коли із записом щось відбувається, і одразу інформує одержувача.
Якщо ж повідомлення потрібно надіслати за розкладом (наприклад, за дві години до початку візиту), скористайтеся нагадуваннями.
Перш ніж почати
Розділ розташований у бічному меню Розсилки і має назву «Сповіщення: Записи». Саме там ви створюєте та редагуєте правила, описані далі.
Правила налаштовуються для філії: список сповіщень, який ви бачите, належить поточній філії, тож у компанії з кількома філіями кожна може мати власний набір правил.
Канали та порядок надсилання
Сповіщення можна надсилати трьома каналами, мінімум один обов'язковий:
- Telegram
- SMS
Порядок каналів визначає послідовність перевірки: система намагається надіслати повідомлення першим каналом, а якщо це неможливо - переходить до наступного. Щоб оптимізувати витрати, рекомендуємо порядок Telegram → Email → SMS.
Це означає, що спочатку система перевірить, чи має клієнт підписку на Telegram-бота. Якщо так - повідомлення надійде туди. Якщо ні - перевіряється Email. І лише коли немає можливості надіслати ані в Telegram, ані на Email, повідомлення піде через SMS.
Одержувачі
У полі Одержувачі ви обираєте, кому саме надсилати сповіщення. Доступні три варіанти, і їх можна комбінувати в одному правилі:
| Одержувач | Звідки беруться контакти |
|---|---|
| Клієнт | Клієнти → Деталі клієнта |
| Філія | Розсилки → Налаштування → Одержувачі |
| Ресурс | Ресурси → Інформація |
Переконайтеся, що в обраного одержувача заповнено хоча б один канал зв'язку, інакше надсилати повідомлення буде нікуди.
Фільтри (включення та виключення)
Фільтри звужують коло записів, на які діє правило. Для кожної умови є варіант «лише обрані» та дзеркальний варіант «за виключенням обраних»:
- Лише на обрані джерела - звідки створено запис (онлайн-запис, адміністратор, рекламна кампанія тощо).
- Лише на обрані ресурси - працівники, кабінети або обладнання.
- Лише на обрані послуги - послуги в записі.
- Лише на обрані статуси - наприклад, тільки підтверджені або тільки скасовані записи.
- Лише на обрані категорії клієнта - сегменти клієнтської бази.
Дзеркальні варіанти («За виключенням обраних …») навпаки прибирають з-під дії правила окремі джерела, ресурси, послуги, статуси чи категорії. Порожній фільтр означає «без обмежень».
Саме фільтр за статусами найчастіше розділяє правила: одне сповіщення на створення запису, окреме - на скасування, з іншим текстом.
Повідомлення, тема та коди
У полі Повідомлення вкажіть текст сповіщення. Поле Тема з'являється лише тоді, коли серед каналів є Email - для Telegram і SMS тема не потрібна.
Щоб підставити динамічні дані, скористайтеся списком Додати код - він вставляє в текст код підстановки, який система замінить реальним значенням при відправленні. Коди згруповані за джерелом даних:
| Група | Приклади кодів |
|---|---|
| Запис | номер, статус, джерело, ціна, посилання на оплату |
| Послуга | назва послуги |
| Ресурс | повне та коротке ім'я, опис, телефон, email |
| Клієнт | ім'я, прізвище, повне ім'я, телефон, email |
| Час | час і дата початку та завершення, тривалість |
| Філія | назва, email, телефон, сайт |
| Компанія | назва, email, телефон, сайт |
Крім того, доступні додаткові поля запису та клієнта, якщо ви їх налаштували.
Під полем повідомлення система показує лічильник символів, а для SMS - скільки повідомлень буде використано. Зверніть увагу: латиниця й кирилиця тарифікуються по-різному. Один сегмент SMS вміщує 160 латинських символів або лише 70 кириличних, тож той самий текст українською коштуватиме дорожче.
SMS не підтримує емодзі. Це варто пам'ятати, якщо в правилі задано кілька каналів: у Telegram та Email емодзі відобразяться, а в SMS того самого правила - ні, тож клієнт побачить або порожнє місце, або нечитабельні символи. Для тексту, який може піти через SMS, емодзі краще не використовувати взагалі.
Розширені налаштування
Блок Розширені налаштування згорнуто за замовчуванням. У ньому три опції.
Кількість розсилок
Визначає, скільки разів правило може спрацювати для одного запису:
- Один раз - сповіщення надійде лише раз за весь час життя запису.
- На кожну зміну - сповіщення повторюється щоразу, коли змінюється відстежуване поле.
Якщо ви обрали На кожну зміну, у селекторі Перевіряти зміну полів оберіть, які саме зміни є важливими: час початку, тривалість, статус, ціна, ресурси, послуги, товари. Зміни в інших полях правило проігнорує.
Затримка перед відправленням
Система надішле повідомлення лише після того, як редагування запису завершено (наприклад, через 2 хвилини після останньої зміни), ігноруючи проміжні правки. Це рятує від серії повідомлень, якщо ви активно редагуєте запис.
Не відправляти, якщо час початку запису вже пройшов
Перемикач вирішує, чи надсилати повідомлення про запис, який створюється або змінюється вже після фактичного часу початку події. За замовчуванням увімкнено, тож клієнт не отримає повідомлення про візит, який уже відбувся.
Попередній перегляд і збереження
Перш ніж зберегти правило, натисніть Попередній перегляд - так ви побачите, який саме текст отримає одержувач із підставленими значеннями кодів. Якщо все коректно, збережіть сповіщення: відтоді воно спрацьовуватиме автоматично.
Приклад: сповіщення клієнтові про новий запис
- Канали - Telegram → Email → SMS.
- Одержувачі - Клієнт.
- Лише на обрані статуси - статус, який отримує щойно створений запис.
- Повідомлення - текст із кодами дати й часу початку та назви компанії.
- У Розширених налаштуваннях залиште Кількість розсилок: Один раз, щоб клієнт не отримував повторів під час редагування запису.
Приклад: сповіщення адміністратору про скасування
- Канали - Telegram → Email.
- Одержувачі - Філія.
- Лише на обрані статуси - статус скасування.
- Повідомлення - номер запису, клієнт, послуга й час, щоб адміністратор одразу бачив, що саме звільнилося.