Ewidencja materiałów eksploatacyjnych

Ewidencja materiałów eksploatacyjnych to trzy elementy działające razem: lista towarów w magazynie, karta technologiczna z typową normą na każdą usługę, która podstawia materiały do wizyty przy jej tworzeniu, oraz automatyczne zdjęcie ze stanu, gdy wizyta zostanie zapisana ze statusem „Opłacone”. Kiedy wszystkie trzy są ustawione, stan magazynowy zmniejsza się sam, a Ty widzisz rzeczywisty koszt każdej usługi zamiast szacunku.

Po co to robić

Dopóki materiały nie są powiązane z usługami, firma nie zna odpowiedzi na trzy pytania:

• ile naprawdę kosztuje jedna usługa, razem z farbą, żelem czy chemią
• czy specjalista mieści się w normie, czy zużywa więcej niż pozostali
• kiedy zamówić kolejną dostawę, żeby praca się nie zatrzymała

Ręczny zeszyt zużycia odpowiada na nie z miesięcznym opóźnieniem. Automatyczne zdjęcie ze stanu odpowiada od razu po opłaceniu wizyty.

Z czego składa się ewidencja

Cztery kroki konfiguracji

1 Utwórz magazyny

W sekcji MAGAZYN, zakładka MAGAZYNY, utwórz osobny magazyn na materiały eksploatacyjne. Towary na sprzedaż trzymaj oddzielnie: mają inną logikę ruchu i inny koszt.

2 Wprowadź listę towarów

W zakładce TOWARY utwórz pozycje albo zaciągnij gotową listę opcją SYNCHRONIZACJA w formacie .xlsx. Od razu ustaw jednostki miary, w których realnie rozliczasz zużycie: gramy, mililitry, sztuki. Jeśli farba przychodzi w tubach po 60 ml, a jest zdejmowana ze stanu w gramach, rozstrzygnij to teraz, a nie po pierwszej inwentaryzacji.

3 Wprowadź stan początkowy

W zakładce DOKUMENTY MAGAZYNOWE utwórz dokument typu INWENTARYZACJA ze statusem POTWIERDZONY na wybraną datę i wpisz faktyczną ilość oraz koszt każdej pozycji.

4 Opisz karty technologiczne

Utwórz kartę dla procesu, podaj typową ilość każdego towaru i powiąż kartę z usługą. Od tej chwili każda nowa wizyta z tą usługą od razu dostaje listę materiałów eksploatacyjnych, a gdy zostanie zapisana ze statusem „Opłacone”, stan magazynowy zmniejsza się sam.

Ile zdejmować ze stanu: norma producenta czy własna

Norma producenta to punkt odniesienia, a nie fakt. Rzeczywiste zużycie zależy od długości włosów, obrabianej powierzchni, stanu samochodu i przyzwyczajeń konkretnego pracownika, więc ta sama usługa zużywa różne ilości nawet w jednym salonie.

Kolejność pracy jest taka:

1. Zacznij od normy producenta jako wartości startowej w karcie.
2. Przeprowadź inwentaryzację po miesiącu pracy.
3. Porównaj faktyczne zużycie z tym, co zdjął system.
4. Skoryguj normę w karcie do rzeczywistych liczb.

Karta technologiczna jest stosowana raz, przy tworzeniu wizyty, i nie blokuje zmiany listy materiałów ani ich ilości w ramach pojedynczej wizyty. Jeśli na konkretnej wizycie poszło więcej, popraw to w zakładce Materiały eksploatacyjne tej wizyty przed jej opłaceniem. To właśnie te odchylenia pokazują, gdzie norma jest ustawiona źle.

Jak policzyć koszt usługi

Kiedy karty działają, koszt składa się z trzech części:

Pierwsze dwie liczone są automatycznie. Trzecia pozostaje decyzją zarządczą: system interesuje marża na usłudze, a nie pełne rozliczenie księgowe.

Kiedy zamówić kolejną dostawę

Zamiast patrzeć na łączny stan magazynowy, utwórz regułę w sekcji kontroli stanów. Podświetli ona towary w wybranym statusie, na przykład te, które się kończą. Status widać zarówno w zakładce reguł, jak i na samym towarze.

Częste pytania

Czy można prowadzić ewidencję bez kart technologicznych?

Tak, ale zdejmowanie ze stanu będzie ręczne, przez dokumenty magazynowe. Karty istnieją właśnie po to, żeby materiały same trafiały do wizyty, a stan zmniejszał się automatycznie po jej opłaceniu.

Co zrobić, gdy jeden towar jest używany w kilku usługach?

Nic szczególnego: ten sam towar może występować w dowolnej liczbie kart z różną normą. Jedna karta również może zawierać kilka towarów.

Jak to działa przy kilku oddziałach?

Utwórz osobny magazyn dla każdego oddziału. Lista towarów jest wspólna, stany i dokumenty osobne.

Czy ewidencja materiałów wpływa na wynagrodzenie pracownika?

Domyślnie nie: zużycie materiałów nie zmienia kwoty, od której naliczane jest wynagrodzenie. Wyjątkiem jest reguła naliczania za usługi z włączoną opcją „Oblicz tylko na podstawie marży”. Wtedy wynagrodzenie liczone jest nie od pełnej wartości usługi, ale od kwoty pomniejszonej o koszt własny materiałów eksploatacyjnych zużytych podczas świadczenia usługi: usługa za 500 zł z materiałami za 200 zł daje podstawę wynagrodzenia 300 zł. W regule za sprzedaż towarów ta sama opcja odejmuje od ceny sprzedaży koszt własny towaru. Nadmierne zużycie u konkretnego pracownika nadal widać w odchyleniu między normą a faktem.