Program dla kancelarii notarialnej

Program dla kancelarii notarialnej, do której przychodzi się z różnymi sprawami

Do notariusza przychodzi się z bardzo różnymi sprawami: poświadczyć kopię dokumentu, sporządzić pełnomocnictwo, podpisać umowę w obecności kilku stron. Program dla kancelarii notarialnej powinien rozdzielać te czynności według czasu trwania, żeby krótkie sprawy nie czekały w kolejce za długimi, a klient przychodził z kompletem dokumentów i nie tracił wizyty.

Poświadczenie kopii i umowa nie trwają tyle samo

Każda czynność notarialna jest osobną usługą z wizytą indywidualną, własnym czasem trwania i przypisaniem do notariusza lub asystenta, który ją wykonuje. W formularzu rezerwacji online klient najpierw wybiera czynność, więc system proponuje tylko te terminy, w których ta czynność naprawdę się mieści. Czas trwania ustawiony w konfiguracji można zmienić dla konkretnej wizyty, gdy stron będzie więcej niż zwykle, a kalendarz od razu pokazuje, ile wolnego czasu zostało do końca dnia. Jeśli w kancelarii pracuje kilku notariuszy, każdy ma własną listę czynności i grafik, a klient wybiera konkretnego notariusza albo najbliższy wolny termin u któregokolwiek z nich.

Listę dokumentów klient widzi przed rezerwacją

Ustawienia formularza mają osobne kroki dla regulaminu rezerwacji i warunków anulowania, a oba można określić dla każdej usługi oddzielnie. Notariusz wpisuje w regulaminie rezerwacji, co dokładnie zabrać na sporządzenie pełnomocnictwa, a dla umowy sprzedaży podaje inną listę. Warunki anulowania klient zobaczy przy próbie anulowania wizyty przez formularz rezerwacji. Jeśli takie teksty są już na stronie kancelarii, zamiast pełnej treści można podać link zewnętrzny. Jak działa ta sekcja, wyjaśnia artykuł o warunkach i umowach w formularzu rezerwacji.

Miesięczna stawka asystenta i podsumowanie dnia

Asystentowi albo konsultantowi, który nie prowadzi własnych wizyt, najprościej naliczać stałą stawkę miesięczną. Warto pamiętać o jednym wymaganiu: zasada z okresem Miesiąc zadziała tylko wtedy, gdy okres naliczania zaczyna się pierwszego dnia miesiąca i obejmuje przynajmniej jeden cały miesiąc kalendarzowy. Inaczej system ją pominie, a pozostałe zasady schematu zadziałają jak zwykle.

Na koniec dnia kasa pokazuje, ile wpłynęło gotówką, a ile bezgotówkowo, a dokumenty kasowe powstają zarówno automatycznie, jak i ręcznie. Okresowe raporty przepływów środków zbierają te kwoty za tydzień lub miesiąc, więc notariusz nie musi liczyć sum w osobnym zeszycie.

Czas trzymany w zapasie

Dogodne godziny w kancelarii notarialnej są cenne, a część z nich bywa zajęta przez osoby, które ostatecznie się nie pojawiają. Ograniczenie ponownej rezerwacji tej samej usługi w wybranym okresie nie pozwala jednemu klientowi trzymać kilku godzin z góry. Po wizycie krótka ankieta z ekranem opinii pokaże, czy wszystko było jasne. Kancelaria notarialna należy do grupy usług doradczych razem z kancelarią prawną i księgowością.