Program dla stomatologii

Program do gabinetu stomatologicznego: materiały, leczenie etapami i przegląd kontrolny

Gabinet stomatologiczny przy każdej wizycie zużywa materiały, które łatwo przestać liczyć, a pacjent często leczy się podczas kilku wizyt i wraca na przegląd profilaktyczny po roku. Program do gabinetu stomatologicznego łączy te sprawy z grafikiem lekarzy, żeby ewidencja nie zostawała w zeszycie asystenta. Stomatologia należy do działu dla placówek medycznych, ale ma własne zadania. Każdego lekarza i każdy fotel widać w kalendarzu rezerwacji osobno, a wokół tego grafiku powstają sytuacje znane niemal każdemu gabinetowi.

Znieczulenie i materiał do wypełnień przy każdej usłudze

Do usługi przypisuje się kartę technologiczną z typowym zestawem: znieczulenie, materiał do wypełnień, rękawiczki, ślinociągi. Jedna karta mieści kilka towarów z typową ilością każdego, a przy tworzeniu wizyty pozycje te trafiają do materiałów eksploatacyjnych i są zdejmowane z magazynu wtedy, gdy wizyta zostanie zapisana ze statusem „Opłacone”. Jeśli trudny przypadek wymagał więcej materiału, listę poprawia się tylko w tej wizycie, a karta dla kolejnych pacjentów pozostaje bez zmian. Szczoteczkę czy irygator, które pacjent kupuje osobno, dodaje się w zakładce Zamówienie, bo karta opisuje tylko to, co jest już wliczone w cenę leczenia.

Gdy materiał kończy się w środku tygodnia

Reguła kontroli stanów magazynowych pokazuje pozycje, których zostało mało, zanim asystent otworzy puste pudełko. A ponieważ materiały schodzą ze stanu z każdą opłaconą wizytą, plan zakupów opiera się na rzeczywistym zużyciu każdego lekarza, a nie na przeczuciu.

Na start faktyczne stany wprowadza się dokumentem inwentaryzacji na konkretną datę, a każdą nową dostawę rejestruje się z ceną zakupu. Materiały do leczenia lepiej trzymać w osobnym magazynie niż szczoteczki i pasty, które gabinet sprzedaje pacjentom, bo mają inną logikę ruchu i inny koszt. Z kart i cen zakupu składa się wtedy rzeczywisty koszt każdej usługi, a cały łańcuch od dostawy do zdjęcia ze stanu omawia poradnik o kosztach i zużyciu materiałów.

Leczenie rozłożone na kilka wizyt

Gdy plan leczenia obejmuje kilka wizyt, płatność za każdą z nich można przyjmować w częściach: pracownik wprowadza jedną lub kilka płatności, wybiera kasę, przez którą przeszły, a w razie potrzeby zwraca środki. Automatyczna promocja zależna od liczby wizyt czy kwoty czeku zadziała bez ręcznego przeliczania, a rozszerzenie Administrator rabatów podpowie recepcji, do jakiej oferty pacjent ma już prawo. Każda płatność trafia do historii kasowej z kategorią przychodu, więc wpływy z leczenia zachowawczego, higienizacji czy ortodoncji widać osobno.

Pacjent, którego nie było od roku

Odpływu pacjentów w stomatologii nie widać w codziennej pracy, bo cykl powrotu jest tu długi. Raport powrotów do lekarza pokazuje dla każdego lekarza, ilu pacjentów przyszło po raz pierwszy, a ilu wróciło, i można go zawęzić do wybranych usług, na przykład higienizacji. Obok stoją te same wskaźniki za okres poprzedzający wybrany, więc widać kierunek, w którym zmierza gabinet, a nie tylko dzisiejszy stan. Do osób, które leczyły się regularnie i zniknęły, administrator powinien zadzwonić w pierwszej kolejności. A ankieta następnego ranka po długim leczeniu zapyta, jak pacjent ocenia wizytę i czy zalecenia lekarza są zrozumiałe.