Rezerwacje i wydarzenia grupowe

System zapisów na zajęcia grupowe zamiast listy na kartce

System zapisów na zajęcia grupowe w Wlaunch opiera się na wydarzeniach, a nie na pojedynczych wolnych godzinach. Każde zajęcia, szkolenie czy spotkanie kursu ma własną datę, czas trwania, zasób i liczbę miejsc, więc klient widzi w formularzu listę najbliższych wydarzeń i wybiera to, które mu pasuje. Gdy miejsca się skończą, nikt nie zapisze się ponad limit, a trener nie musi tłumaczyć przy drzwiach, że sala jest już pełna.

Grafiku sezonu nie trzeba przepisywać co tydzień. Wydarzenia klonuje się na wybrany okres razem z klientami, którzy są już zapisani, więc stała grupa przechodzi na kolejny tydzień bez ani jednego telefonu. Klonowanie odbywa się w kolejności chronologicznej, dlatego jeśli przy którejś dacie wystąpi błąd, proces można wznowić właśnie od niej. Gdy ktoś chce zmienić dzień, recepcja przenosi go na inne wydarzenie jednym kliknięciem, a dla całej grupy są operacje grupowe.

Kiedy zajęcia są pełne, chętni trafiają na listę oczekujących. Warunki płatności w jednej grupie nie muszą być takie same: osoba na zajęciach próbnych może ćwiczyć obok kogoś, kto płaci co miesiąc. Stałe grupy zwykle sprzedaje się w pakietach, a abonamenty na określoną liczbę zajęć są odliczane z obecności automatycznie, przy czym wybór w rezerwacji, czy stosować abonament, zostaje zachowany także wtedy, gdy wydarzenie jest później aktualizowane.

Taki model jest typowy dla miejsc, w których cały grafik kręci się wokół grup, na przykład dla studiów jogi i praktyk grupowych. Na stronie głównej formularza klient widzi swoją najbliższą wizytę grupową i indywidualną w jednym bloku, a w panelu klienta znajdzie opis wydarzenia w szczegółach wizyty. Osobny poradnik wyjaśnia, dlaczego przy grupach szczególnie warto ustawić przypomnienia przed wizytą: puste miejsce mogło trafić do kogoś z listy oczekujących.