Program dla agencji eventowej

Program dla agencji eventowej z prywatnymi uroczystościami i otwartymi wydarzeniami

Agencja, która organizuje wesela, imprezy firmowe czy urodziny dzieci, zwykle prowadzi też otwarte wydarzenia: warsztaty, wykłady, degustacje. W pierwszym przypadku cała praca kręci się wokół jednego klienta, w drugim miejsca zajmują dziesiątki nieznajomych osób. Program dla agencji eventowej powinien trzymać oba formaty w jednym grafiku, w którym widać zespół, sale i sprzęt.

Pierwsze spotkanie z klientem

Para młoda albo pracownik biura, który szuka organizatora, często robi to wieczorem lub w weekend, gdy agencja już nie odbiera telefonów. Formularz rezerwacji na stronie albo w mediach społecznościowych przyjmuje prośbę o spotkanie o każdej porze i proponuje tylko te godziny, w których koordynator naprawdę pracuje. Omówienie wesela i krótką konsultację w sprawie imprezy firmowej wygodnie założyć jako osobne usługi z własną długością, żeby długa pierwsza rozmowa nie zjadała czasu przeznaczonego dla kolejnego klienta.

Sala, której nie da się sprzedać dwa razy

Salę bankietową, projektor czy nagłośnienie zakłada się jako zasoby, tak samo jak ludzi. Dla sali wybiera się tryb zajętości, w którym usługa zajmuje cały zasób, i wtedy na wieczór bankietu nie trafi tam żadna inna wizyta. Gdy jedno nagłośnienie może pojechać tylko na jedno wydarzenie naraz, konflikt widać w grafiku, zanim ktoś natknie się na niego na miejscu.

Warsztaty z rejestracją gości

Otwarte wydarzenie tworzy się z datą, długością, zasobem i liczbą miejsc, a goście zapisują się przez osobny formularz, który pokazuje listę wydarzeń zamiast wolnych godzin. Jedna osoba może od razu zarejestrować siebie i znajomych, bo limit liczy miejsca. Przy takich wydarzeniach przypomnienia mają szczególne znaczenie: gość, który nie przyszedł, blokował miejsce, którego chciał ktoś inny. Różnicę między wydarzeniem a zwykłą wizytą szczegółowo omawia poradnik o zajęciach grupowych i naborach.