Raport „Rachunek zysku i straty” (P&L)

Co pokazuje raport

„Rachunek zysku i straty” to raport o wyniku finansowym firmy za wybrany okres. Zbiera wszystkie przychody i wydatki według artykułów dokumentów kasowych, rozkłada je na okresy i pokazuje na dole wynik końcowy.

W odróżnieniu od pozostałych raportów finansowych liczy kwoty według daty wykonania usługi lub zamówienia towaru, a nie według daty płatności - o tym poniżej.

Raport bywa skracany do P&L, PnL albo PNL - od angielskiego Profit and Loss. W Wlaunch jest podpisany dokładnie tak: „Rachunek zysku i straty (P&L)”.

Znajdziesz go w sekcji Raporty, w grupie Sprawozdawczość finansowa.

Data zdarzenia, a nie data płatności

To najważniejsza cecha tego raportu i właśnie ona odróżnia go od reszty sprawozdawczości finansowej.

P&L budowany jest na dacie samego zdarzenia: kiedy usługa została wykonana, a towar zamówiony. Nie na dacie, kiedy za nie faktycznie zapłacono. To jedyny raport finansowy w Wlaunch, który działa w ten sposób - wszystkie pozostałe opierają się na datach ruchu środków w kasie.

Konsekwencja jest prosta, ale łatwo ją przeoczyć:

• przedpłata wniesiona w kwietniu za usługę wykonaną w maju trafi do maja;
• usługa wykonana w kwietniu i opłacona w czerwcu i tak zostanie w kwietniu.

Dlatego P&L odpowiada na pytanie „ile firma zarobiła w okresie”, a nie „ile pieniędzy wpłynęło do kasy w okresie”. Jeśli potrzebujesz tego drugiego, zajrzyj do raportu o przepływie środków pieniężnych.

Jak czytać tabelę

Tabela jest zbudowana tak:

• Wiersze to artykuły dokumentów kasowych, zgrupowane w dwa bloki: Przychody i Wydatki. Na przykład „Świadczenie usług”, „Sprzedaż abonamentów” i „Sprzedaż towarów” w przychodach oraz „Zakup towarów i materiałów” czy „Wypłata odsetek” w wydatkach.
• Kolumny to okresy. Każdy okres ma dwie kolumny: kwotę w walucie i %.
• Suma to dodatkowa kolumna z podsumowaniem całego zakresu. Pojawia się tylko wtedy, gdy okresów jest więcej niż jeden: w raporcie za jeden dzień nie ma czego sumować.
• Zysk to przypięty wiersz na dole: przychody minus wydatki dla każdego okresu. Wartość ujemna oznacza stratę w tym okresie.

Kolumna „%” liczona jest od przychodów tego samego okresu, a nie od sumy własnego bloku. Dlatego wiersze przychodów mieszczą się w 100%, a wydatki spokojnie mogą to przekroczyć: 584% w kolumnie oznacza, że wydatki tego miesiąca prawie sześciokrotnie przewyższyły wpływy.

Kwoty, które nie należą do żadnego artykułu, trafiają do osobnego wiersza „Nieprzypisane”.

Okres i szczegółowość

Okres ustawia się w sposób typowy dla raportów: dwa pola z datami, strzałki do przesuwania w przód i w tył oraz lista gotowych wariantów - Własny, Tydzień, Miesiąc, Kwartał, Rok.

Raport otwiera się na bieżącym kwartale - to trzy kolumny, wygodne do szybkiego rzutu oka „jak nam teraz idzie”. Maksymalny zakres to jeden rok.

Kroku kolumn nie wybierasz, wynika on z zakresu:

Dlatego kwartał zawsze daje trzy kolumny miesięczne, a tydzień - siedem dziennych.

Firma czy oddział

W firmie z kilkoma oddziałami nad tabelą pojawia się przełącznik zakresu: cała firma albo jeden konkretny oddział.

Oddziały już dezaktywowane również pozostają na liście. To celowe: raport jest historyczny, a oddział zamknięty wiosną i tak prowadził sprzedaż w okresie, który obejmuje wiosnę.

Kilka walut

Jeśli firma prowadzi dokumenty w kilku walutach, raport nie miesza ich w jedną sumę. Dla każdej waluty budowana jest osobna tabela, a jako pierwsza idzie waluta o największym obrocie.

Szczegóły aż do dokumentu

Główna różnica między tym raportem a pozostałymi finansowymi polega na tym, że można w niego wejść głębiej. Po lewej stronie każdego wiersza jest przycisk szczegółów z ikoną i to właśnie kliknięcie w niego otwiera kolejny poziom.

Poziom 2 - z czego składa się artykuł. Wiersz „Świadczenie usług” rozkłada się na konkretne usługi, „Sprzedaż towarów” na towary, a „Sprzedaż abonamentów” na szablony abonamentów. Kolumny okresów pozostają te same.

Poziom 3 - poszczególne dokumenty. Kolejne kliknięcie otwiera listę wierszy, z których złożyła się kwota: data, numer dokumentu, klient i kwota. Stąd już tylko krok do samego dokumentu kasowego.

Szczegóły zawsze otwierają się za cały zakres raportu, a nie za pojedynczą kolumnę: jeśli raport obejmuje lipiec-wrzesień, kolejny poziom też pokaże lipiec-wrzesień. Wybrany okres i krok kolumn nie zmieniają się przy przejściu.

Eksport

Przycisk „Eksport” zapisuje tabelę do pliku. Jest dostępny na każdym poziomie szczegółowości, więc wyeksportować można zarówno raport zbiorczy, jak i osobną listę dokumentów.

Czym różni się od „Raportu o wynikach finansowych”

Te dwa raporty łatwo pomylić, bo oba operują na artykułach dokumentów kasowych. Różnice zebrano w tabeli, a pierwsza jest ważniejsza od pozostałych:

W skrócie: P&L odpowiada na pytanie „jak firma poradziła sobie w okresie”, a raport o wynikach finansowych - na pytanie „kto ile przyniósł”.