Powiadomienia o rezerwacjach

Powiadomienie czy przypomnienie

Powiadomienia o rezerwacjach to automatyczne wiadomości wyzwalane przez zdarzenie: utworzenie rezerwacji, jej zmianę, przeniesienie lub anulowanie. System reaguje dokładnie wtedy, gdy coś dzieje się z rezerwacją, i od razu informuje odbiorcę.

Jeśli natomiast wiadomość ma zostać wysłana według harmonogramu (na przykład dwie godziny przed wizytą), użyj przypomnień.

Zanim zaczniesz

Sekcja znajduje się w menu bocznym Wysyłki i nosi nazwę „Powiadomienia: Wizyty”. To właśnie tam tworzysz i edytujesz reguły opisane poniżej.

Reguły konfiguruje się dla oddziału: lista powiadomień, którą widzisz, należy do bieżącego oddziału, więc w firmie z kilkoma oddziałami każdy może mieć własny zestaw reguł.

Kanały i kolejność wysyłki

Powiadomienia można wysyłać trzema kanałami, przy czym co najmniej jeden jest wymagany:

• Telegram
• Email
• SMS

Kolejność kanałów wyznacza kolejność sprawdzania: system próbuje wysłać wiadomość pierwszym kanałem, a jeśli to niemożliwe, przechodzi do kolejnego. Aby zoptymalizować koszty, zalecamy kolejność Telegram -> Email -> SMS.

Oznacza to, że system najpierw sprawdzi, czy klient ma subskrypcję bota Telegram. Jeśli tak, wiadomość trafi tam. Jeśli nie, sprawdzany jest Email. I dopiero gdy nie da się wysłać ani w Telegramie, ani na Email, wiadomość pójdzie przez SMS.

Odbiorcy

W polu Odbiorcy wybierasz, do kogo trafi powiadomienie. Dostępne są trzy warianty i można je łączyć w jednej regule:

Upewnij się, że wybrany odbiorca ma wypełniony co najmniej jeden kanał kontaktu, w przeciwnym razie nie będzie gdzie wysłać wiadomości.

Filtry (włączenie i wykluczenie)

Filtry zawężają zbiór rezerwacji, których dotyczy reguła. Każdy warunek ma wariant „ogranicz do wybranych” oraz lustrzany wariant „wykluczając wybrane”:

• Ograniczenie do wybranych źródeł - skąd pochodzi rezerwacja (rezerwacja online, administrator, kampania reklamowa i tak dalej).
• Ograniczenie do wybranych zasobów - pracownicy, gabinety lub sprzęt.
• Ograniczenie do wybranych usług - usługi w rezerwacji.
• Ograniczenie do wybranych statusów - na przykład tylko potwierdzone albo tylko anulowane rezerwacje.
• Ograniczenie do wybranych kategorii klienta - segmenty bazy klientów.

Warianty lustrzane („Wykluczając ...”) przeciwnie, usuwają spod działania reguły pojedyncze źródła, zasoby, usługi, statusy czy kategorie. Pusty filtr oznacza „bez ograniczeń”.

To właśnie filtr statusów najczęściej rozdziela reguły: jedno powiadomienie o utworzeniu rezerwacji, osobne o anulowaniu, z innym tekstem.

Wiadomość, temat i kody

W polu Wiadomość wpisz treść powiadomienia. Pole Temat pojawia się wyłącznie wtedy, gdy wśród kanałów jest Email - dla Telegrama i SMS temat nie jest potrzebny.

Aby podstawić dane dynamiczne, skorzystaj z listy Dodaj kod - wstawia ona do tekstu symbol zastępczy, który system zamieni na rzeczywistą wartość przy wysyłce. Kody pogrupowano według źródła danych:

Dostępne są ponadto pola dodatkowe rezerwacji i klienta, jeśli zostały skonfigurowane.

Pod polem wiadomości system pokazuje licznik znaków, a dla SMS także liczbę wykorzystanych wiadomości. Zwróć uwagę: łacinka i cyrylica są taryfikowane inaczej. Jeden segment SMS mieści 160 znaków łacińskich albo tylko 70 cyrylickich, więc ten sam tekst po ukraińsku kosztuje więcej.

SMS nie obsługuje emoji. Ma to znaczenie, gdy reguła korzysta z kilku kanałów: w Telegramie i w Email emoji się wyświetlą, a w SMS z tej samej reguły - nie, więc klient zobaczy puste miejsce albo nieczytelny znak. W treści, która może pójść przez SMS, lepiej w ogóle nie używać emoji.

Ustawienia zaawansowane

Blok Ustawienia zaawansowane jest domyślnie zwinięty. Zawiera trzy opcje.

Liczba wysyłek

Określa, ile razy reguła może zadziałać dla jednej rezerwacji:

• Raz - powiadomienie zostanie wysłane tylko raz przez cały czas życia rezerwacji.
• Każda zmiana - powiadomienie powtarza się za każdym razem, gdy zmienia się obserwowane pole.

Jeśli wybierzesz Każda zmiana, w selektorze Sprawdź zmiany w polach wskaż, które zmiany są istotne: czas rozpoczęcia, czas trwania, status, cena, zasoby, usługi, towary. Zmiany w pozostałych polach reguła zignoruje.

Opóźnienie przed wysłaniem

System wyśle wiadomość dopiero po zakończeniu edycji rezerwacji (na przykład 2 minuty po ostatniej zmianie), pomijając poprawki pośrednie. Ratuje to przed serią wiadomości, gdy aktywnie edytujesz rezerwację.

Nie wysyłaj, jeśli czas rozpoczęcia wizyty już minął

Ten przełącznik decyduje, czy wysyłać wiadomość o rezerwacji tworzonej lub zmienianej już po faktycznym czasie rozpoczęcia wydarzenia. Domyślnie jest włączony, więc klient nie otrzyma wiadomości o wizycie, która już się odbyła.

Podgląd i zapis

Przed zapisaniem reguły kliknij Podgląd - zobaczysz dokładnie taki tekst, jaki otrzyma odbiorca, z podstawionymi wartościami kodów. Jeśli wszystko się zgadza, zapisz powiadomienie: od tej chwili będzie działać automatycznie.

Przykład: powiadomienie klienta o nowej rezerwacji

1. Kanały - Telegram -> Email -> SMS.
2. Odbiorcy - Klient.
3. Ograniczenie do wybranych statusów - status, który otrzymuje świeżo utworzona rezerwacja.
4. Wiadomość - tekst z kodami daty i godziny rozpoczęcia oraz nazwy firmy.
5. W Ustawieniach zaawansowanych zostaw Liczba wysyłek: Raz, aby klient nie otrzymywał powtórek podczas edycji rezerwacji.

Przykład: powiadomienie administratora o anulowaniu

1. Kanały - Telegram -> Email.
2. Odbiorcy - Oddział.
3. Ograniczenie do wybranych statusów - status anulowania.
4. Wiadomość - numer rezerwacji, klient, usługa i godzina, aby administrator od razu widział, co się zwolniło.