Program dla coworkingu

Program do coworkingu, w którym biurko w sali i salę spotkań rezerwuje się na innych zasadach

Coworking nie wynajmuje czasu specjalisty, tylko miejsce: biurko we wspólnej sali, zamkniętą salę spotkań, czasem osobną budkę do rozmów. Program do coworkingu musi wiedzieć, ile osób mieści każde pomieszczenie, kto przyszedł jako rezydent, a kto na jeden dzień, i ile godzin sala spotkań stoi pusta.

Open space, w którym biurek jest więcej niż jedno

Wspólną salę dodaje się jako jeden zasób, a liczba jednoczesnych wizyt w jego trybie zajętości odpowiada liczbie stanowisk pracy. Gość rezerwujący biurko na dzień zajmuje jeden slot, a gdy wszystkie biurka na tę porę są zajęte, formularz przestaje ją proponować. Salę spotkań rezerwuje się usługą, która zabiera cały zasób, więc na godzinę spotkania nie trafi już do nikogo innego. Krótki opis zasobu widać już na etapie wyboru, dlatego właśnie tam warto napisać, dla ilu osób jest sala i czy ma ekran, a pełny opis gość zobaczy przy potwierdzaniu. Wszystkie parametry omawia artykuł o zasobach i trybie zajętości.

Rezydent z nielimitowanym miesiącem

Stałemu rezydentowi wygodniej sprzedać abonament typu „Nieograniczona w okresie” niż co rano rejestrować wizytę dzienną. Szablon określa, na jakie usługi rozciąga się abonament, na przykład na miejsce we wspólnej sali, i jak długo jest ważny. Gdy rezydent z ważnym abonamentem rezerwuje biurko online, abonament stosuje się sam, a karta klienta pokazuje go obok historii wizyt. Żeby rezydenci nie robili przerw między miesiącami, zniżka z typem obliczenia „Okno odnowienia” trafia do tych, którzy przedłużyli abonament w zadanej liczbie dni przed jego końcem. Jak ustawić taką regułę, opisuje pomoc o zniżkach na zakup i odnowienie abonamentów.

Menedżer, który obchodzi piętra z telefonem

Menedżer coworkingu rzadko siedzi przy recepcji: oprowadza nowych gości, sprawdza sale spotkań, wita odwiedzających. Na telefonie z Androidem lub iOS ma aplikację dla pracowników, w której widzi wizyty na dzień i na tydzień razem z kartą klienta, a każda zmiana w grafiku pojawia się od razu. Jeśli ktoś zarezerwuje salę online pół godziny przed spotkaniem, menedżer dowie się o tym z telefonu i zdąży ją przygotować.

Sala spotkań, która częściej stoi pusta, niż jest zajęta

Statystyki zasobu pokażą, którą salę spotkań rezerwuje się rzadko i czy nie lepiej przerobić jej na gabinet dla rezydentów. Dokumenty kasowe z kategoriami takimi jak „Świadczenie usług” i „Sprzedaż abonamentów” trzymają osobno pieniądze od gości jednodniowych i od rezydentów. Rezydentów, którzy po cichu przestali przychodzić, pokaże raport „Utraceni klienci”. Coworking należy do kategorii usług biurowych i biznesowych razem ze studiami nagrań i notariuszami.