Rezerwacje online 24/7: co ustawić przed startem
Usługi, zasoby, grafik i reguły - cztery rzeczy, bez których formularz pokaże niewłaściwe godziny
Formularz rezerwacji online pokazuje wyłącznie faktycznie wolny czas, więc jakość rezerwacji zależy w całości od czterech ustawień: listy usług z uczciwym czasem trwania, zasobów, grafiku ich pracy oraz reguł rezerwacji. Błąd w którymkolwiek z nich daje ten sam objaw: klient rezerwuje godzinę, w której nie możesz go przyjąć.
Cztery rzeczy w odpowiedniej kolejności
| Krok | Co ustala | Co się zepsuje, gdy go pominiesz |
|---|---|---|
| 1. Usługi | Nazwa, cena, czas trwania | Terminy nie zgadzają się z realnym czasem pracy |
| 2. Zasoby | Kto lub co jest zajęte podczas wizyty | Dwóch klientów na jeden fotel |
| 3. Grafik | Kiedy zasób jest dostępny | Rezerwacje poza godzinami pracy |
| 4. Reguły | Z jakim wyprzedzeniem można rezerwować i odwoływać | Rezerwacja na "za dziesięć minut" |
Kolejność nie jest dowolna: każdy kolejny krok opiera się na poprzednim.
Czas trwania usługi to główne źródło problemów
Ustaw czas faktyczny, a nie pożądany. Jeśli strzyżenie zajmuje 50 minut, a wpiszesz 30, formularz sprzeda trzy terminy na dwie godziny pracy, a trzeci klient będzie czekał.
Sprzątanie, przygotowanie i przerwa między klientami też należą do czasu trwania. To nie są zbędne minuty: bez nich grafik wygląda na pełny, a nie da się nim pracować.
Zasób to nie zawsze człowiek
Zasób to wszystko, czego zajętość trzeba śledzić: pracownik, gabinet, fotel, sprzęt. Jeśli usługi nie da się wykonać bez konkretnego urządzenia, urządzenie również musi być zasobem, inaczej system pozwoli na dwie równoczesne rezerwacje.
Reguły rezerwacji
Minimum, które warto ustawić od pierwszego dnia:
- z jakim wyprzedzeniem można rezerwować online, żeby nie dostać rezerwacji dziesięć minut przed wizytą
- jak daleko w przyszłość otwarty jest grafik
- czy klient może sam odwołać lub przenieść wizytę i z jakim wyprzedzeniem
Ostatni punkt brzmi ryzykownie, a działa na Twoją korzyść: klient, który może przenieść, przenosi. Klient, który nie może, po prostu nie przychodzi.
Sprawdzenie przed startem
Przejdź drogę klienta do końca: wybierz usługę, godzinę, potwierdź rezerwację i zobacz, co przyszło. Najczęstsze znaleziska na tym kroku to zły czas trwania, zapomniany grafik na weekend i brak potwierdzenia.
Co dodać po starcie
- Przypomnienia, bo inaczej część rezerwacji zamieni się w nieobecności.
- Źródła rezerwacji, żeby wiedzieć, skąd przyszedł klient.
- Zaliczkę, jeśli nieobecności przetrwały przypomnienia.
Częste pytania
Czy potrzebna jest strona internetowa?
Nie. Formularz rezerwacji może działać jako pełnoprawna strona z usługami, cenami, adresem i regulaminem.
Klient zarezerwował u niewłaściwego specjalisty. Dlaczego?
Zwykle dlatego, że usługa przypisana jest do wszystkich zasobów. Przypisz ją tylko do tych, którzy faktycznie ją wykonują.
Czy można zamknąć część dnia dla rezerwacji online?
Tak, przez grafik i przerwy. Czasu zamkniętego w grafiku formularz nie pokaże.
Dlaczego w formularzu nie ma jutra?
Najczęściej przez regułę wyprzedzenia albo brak grafiku na tę datę.