Wynajem sali lub studia na godziny

Wynajem różni się od zwykłej wizyty jednym: klient wybiera nie usługę o stałym czasie trwania, lecz przedział czasu, który sam określa. Służy do tego osobny rodzaj usługi dostosowany do wynajmu, który pozwala wybrać kilka godzin z rzędu w jednej rezerwacji. Samo pomieszczenie opisuje się jako zasób, więc jego zajętość widać w grafiku tak samo jak zajętość pracownika.

Komu to potrzebne

Model godzinowy jest ten sam w bardzo różnych firmach: coworking, studio fotograficzne, sala na wydarzenia, studio nagraniowe, basen, sala taneczna i sprzęt sportowy. Różnią się tylko zasady wokół niego: minimalny czas, kaucja i sprzątanie między rezerwacjami.

Pomieszczenie to zasób, a nie pracownik

Pierwsza decyzja, którą warto podjąć dobrze: każda sala, gabinet czy pokój opisywane są jako osobny zasób. Wtedy:

• w grafiku widać zajętość każdego pomieszczenia osobno
• dwie rezerwacje nie mogą nałożyć się na jedną salę
• klient przy rezerwacji wybiera konkretne pomieszczenie, a nie abstrakcyjną usługę

Jeśli pomieszczeń jest kilka i różnią się ceną lub wyposażeniem, klient musi to widzieć przed wyborem godziny, a nie po.

Trzy zasady do ustalenia przed startem

O buforze zapomina się najczęściej. Ustawia się go jako część czasu trwania usługi, a bez niego grafik wygląda na pełny, choć nie da się nim pracować.

Kaucja i płatność

Wynajem to dokładnie ten przypadek, w którym pełna przedpłata jest uzasadniona, a nie częściowa: odwołanej godzinę przed startem rezerwacji sali już nie odsprzedasz.

Działający układ: obowiązkowa płatność online całej kwoty za rezerwacje w weekendy i w godzinach wieczornych oraz za długie przedziały, opcjonalna za krótkie dzienne. Jeśli płatność nie wpłynie w terminie, wizyta automatycznie przechodzi w status Anulowana, a godzina się zwalnia.

Kaucję za sprzęt lub stan pomieszczenia najwygodniej prowadzić osobno, przez saldo klienta: kwota leży na saldzie i po zwrocie zostaje albo pobrana, albo oddana.

Usługi dodatkowe do wynajmu

Większa część przychodu z wynajmu zwykle nie leży w samych godzinach, lecz w tym, co sprzedaje się razem z nimi: sprzęt, oświetlenie, rekwizyty, instruktor, sprzątanie po wydarzeniu. Te pozycje opisuje się jako osobne usługi lub towary i dodaje do rezerwacji, więc suma składa się sama, zamiast być liczona na kalkulatorze.

Co wysłać klientowi po rezerwacji

Wynajem ma swoją specyfikę: klient często przyjeżdża pierwszy raz i nie wie, gdzie iść. W potwierdzeniu i przypomnieniu warto od razu zawrzeć:

• adres z linkiem do mapy
• jak dostać się do środka i do kogo zadzwonić
• od której do której obowiązuje rezerwacja, z uwzględnieniem bufora
• warunki przeniesienia i zwrotu kaucji

Częste pytania

Czy można zarezerwować kilka godzin z rzędu jedną rezerwacją?

Tak, na tym polega osobny rodzaj usługi dla wynajmu: klient wybiera kilka godzin z rzędu w jednej rezerwacji.

Co zrobić, gdy w sali może przebywać ograniczona liczba osób?

To już nie wynajem, tylko wydarzenie grupowe z limitem miejsc. Wynajem zajmuje pomieszczenie w całości.

Czy można wynajmować to samo pomieszczenie na różne usługi w różnych cenach?

Tak. Pomieszczenie pozostaje jednym zasobem, a usług na nie może być kilka, z różną ceną i czasem trwania.

Jak pokazać klientowi, że sala jest już zajęta?

Nic nie trzeba robić: formularz rezerwacji online pokazuje wyłącznie faktycznie wolny czas wybranego zasobu.